25.5.2018

Spin off Mill Ky,
aputoiminimet My Marketing Mill ja RefuCo
Bromarvinkatu 30, Hanko
Puh +358 44 7411151, e-mail: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
https://www.spinoffmill.com 

Ei nimetty 

Asiakas- ja käyttäjärekisteri

Spin off Mill Ky tarjoaa palveluja pääasiassa yrityksille. Kuitenkin myös yritysten yhteystiedot saattavat sisältää henkilötietoja. Esimerkiksi yhteyshenkilön nimi voi olla henkilötieto ja joskus myös siihen liittyvä sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Myös yksityishenkilö voi olla asiakkaamme, toimiessaan esimerkiksi perustettavan yrityksensä lukuun.

Yhteystietoja tarvitaan asiakassuhteen ylläpitämiseksi, palveluiden tuottamiseksi ja niistä viestimiseksi, laskutusta varten sekä asiakkaan yksilöimiseksi lain vaatimalla tavalla. Luomalla käyttäjätilin asiakas voi lisäksi käyttää www-sivuilla olevia, rekisteröitymistä edellyttäviä palveluja.

Aputoiminimien www-sivustoille on laadittu omat tietosuojaselosteet. Ne perustuvat tähän selosteeseen, mutta ovat joiltain osin yksityiskohtaisempia.

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, oikeutettuun etuun tai lainmukaisten velvoitteiden hoitamiseen. Käsittely voi myös perustua asiakkaan suostumukseen, esimerkiksi kun asiakas tilaa uutiskirjeen sivustoltamme tai ottaa yhteyttä lomaketta käyttäen tai rekisteröityy sivustollemme.

Suostumus pyydetään tällöin lomakkeella niin, että lomakkeen lähettäminen ei ole mahdollista ennen kuin suostumus on annettu. Suostumus dokumentoidaan aikaleimoineen tietokantaan. Suostumuksen voi perua koska tahansa.

Asiakasrekisteriin tallennetaan yrityksen tai henkilön nimi, y-tunnus ja yhteystiedot ja sähköpostiosoite laskutusta varten. Asiakkaalle voidaan luoda myös käyttäjätili, jolloin hän voi käyttää sivustolla olevia, rekisteröidyille asiakkaillemme suunnattuja palveluja. Esimerkkinä laskujen maksu ja laskuhistorian tarkastelu suoraan sivustolta. Käyttäjätilin luomisen yhteydessä asiakas luo myös käyttäjätunnuksen ja salasanan ja suostumus vahvistetaan edellisen kappaleen mukaisesti.

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään joko rekisteröitymisen yhteydessä tai tarjouspyynnön tai asiakassuhteen alkamisen yhteydessä.

Tietoja voidaan luovuttaa silloin, kun asiakkaalle tilataan sovittu palvelu Spin off Mill Ky:n yhteistyökumppanilta. Tällaisia tilanteita ovat, kun asiakkaalle rekisteröidään verkkotunnus eli domain, tehdään sopimus palvelintilasta kotisivuja ja sähköposteja varten sovitun operaattorin kanssa tai tilataan asiakkaalle muu sovittu palvelu kolmannelta osapuolelta.

Aputoiminimien osalta kyseeseen voi tulla myös muunlainen asiakkaalle tuotettava palvelu, jossa ynteistyökumppanimme osallistuvat palvelun tuottamiseen. Tällöinkin henkilötietojen luovut liittyy ainastaan palvleun tuottamiseen, eikä yhteistyökumppanilla ole lupa käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen. 

Pääsy henkilötietoihin edellyttää sisäänkirjautumista järjestelmään, mihin on mahdollisuus ainoastaan Spin off Mill Ky:n pääkäyttäjällä. Järjestelmää päivitetään säännöllisesti niin, että viimeisimmät tietoturvaa parantavat päivitykset ovat käytössä.  

Asiakkaallamme tai muulla henkilöllä, jonka henkilötietoja on tallennettu rekisteriimme, on oikeus saada nähtäväksi omat tietonsa. Tämä oikeus toteutetaan niin, että henkilö voi kirjautumalla nähdä koska tahansa omat tietonsa ja päivittä tai poistaa niitä. Rekisteröidystä tallenetut tiedot voidaan myös ladata sähköisesti järjestelmäsämme.

Jos tietojen toimittaminen rekisteröidylle vaatii jostain syystä kuitenkin manuaalisia toimenpiteitä, tiedot toimitetaan 30 päivän kuluessa siitä, kun pyyntö on esitetty sähköpostitse tai kirjallisesti ja henkilöllisyys varmistettu.

Jos käyttäjä rekisteröityy eli luo käyttäjätilin, hän voi sisäänkirjautumisen kautta tarkastella, muokata ja poistaa tietojaan. Hän voi myös pyytää itsestä tallennetut tiedot ja järjestelmä generoi ne automaattisesti. Rekisteröitymisen yhteydessä henkilö saa erillisen vahvistuslinkin sähköpostiinsa suostumuksensa vahvistamiseksi. Näin varmistetaan, että ainaoastaan käyttäjätilin luonut henkilö voi saada itseän koskevia tietoja järjestelmästä.

Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi eli vaatia häntä koskevien tietojen poistamista. Tätä periaatetta noudatetaan, mikäli se ei ole ristiriidassa lainsäädännön kanssa, esimerkiksi laskutustietojen säilytysaikavaatimusten kanssa.

Tietoja säilytetään rekisterissä enintään 3 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, mikäli täydellinen poistaminen ei teknisistä syistä ole mahdollista.